payroll

Heb je personeel en wil je ze de zekerheid geven dat lonen op tijd worden uitbetaald? Als u op zoek bent naar een oplossing voor bedrijfscontroles die u kan helpen, kijk dan eens naar dit nieuwe bedrijf dat zekerheid biedt voor de betaling van personeel.

Personeel op tijd betalen is heel belangrijk voor elk bedrijf, groot of klein. Als u wilt dat uw bedrijf een succes wordt en dat uw werknemers zich gewaardeerd voelen en tevreden zijn in hun functie, dan is het van vitaal belang dat u hen op tijd betaalt en zich houdt aan de overeengekomen voorwaarden en condities. Het is gewoon een kwestie van gezond zakelijk verstand. Zoals het gezegde luidt: "gelukkig personeel betekent tevreden klanten."

In deze steeds veranderende zakenwereld is het belangrijker dan ooit om uw bedrijfsinformatie veilig en vertrouwelijk te houden. Met alle technologische vooruitgang van tegenwoordig zijn er een aantal beveiligingssystemen waarmee u zich ervan bewust kunt zijn wie toegang heeft tot welke delen van uw bedrijfsgegevens. Veel bedrijven hebben bijvoorbeeld een 'twee mans regel" van kracht, hetgeen betekent dat twee personen nodig zijn om toegang te krijgen tot bepaalde informatie. Dit is uiteraard afhankelijk van het soort informatie dat u hebt en wat deze inhoudt.

Ook al lijkt deze aanpak een voor de hand liggende stap in de richting van een goede beveiliging, uit de statistieken blijkt dat veel bedrijven deze eenvoudige en essentiële voorzorgsmaatregel niet serieus genoeg nemen. Volgens een recent onderzoek heeft bijna de helft van alle bedrijven in het Verenigd Koninkrijk geen enkele vorm van beveiliging om te voorkomen dat hun personeel toegang krijgt tot gevoelige informatie.

Daarnaast moet u er ook voor zorgen dat uw werknemers beseffen hoe belangrijk het is dat ze hun inloggegevens en wachtwoorden veilig bewaren. Zo veel als wat u ook probeert, het is gewoon onmogelijk te garanderen dat elk personeelslid zich aan uw bedrijfsregels houdt. Als u een groot personeelsbestand hebt, is de kans groot dat een paar werknemers een fout maken en toegang krijgen tot informatie die ze niet mogen zien.

Aan de andere kant, als u strenge veiligheidsmaatregelen hebt genomen om te beschermen tegen datalekken en als u niet wilt dat onbevoegden toegang krijgen tot vertrouwelijke informatie, kunt u er zeker van zijn dat uw bedrijf beschermd is. Het veilig bewaren van personeels logins en wachtwoorden is een goede eerste verdedigingslinie. In combinatie met de juiste systemen voor de beveiliging van bedrijfsgegevens zorgt dit ervoor dat de gevoelige gegevens van uw bedrijf ook echt gevoelig blijven.

Wanneer u uw personeel inhuurt met payrolling, kunt u zelf bepalen hoeveel geld de financiële afdeling beschikbaar heeft. Bij deze methode is er geen maandelijkse salarislimiet die geldt voor ondernemers. En dat is precies wat payrolling aantrekkelijk maakt voor bedrijven met meer dan 10 werknemers.

Bij payroll financiering (payrolling) betaalt uw onderneming maandelijks een afgesproken bedrag aan zijn financiële afdeling of payrollbedrijf. De payroll dienstverlener neemt alle kosten voor de uitbetaling van de lonen en vakantiegeld van de werknemers over, evenals de wettelijke premies voor sociale verzekeringen en pensioenpremies. De ondernemer heeft dus geen administratieve rompslomp en kan zich concentreren op de eigen bedrijfsactiviteiten in plaats van op het bijhouden van zelfstandigencontracten of andere vervelende financiële administratietaken. Wat zijn de voordelen van payrolling?

- Payrolling maakt het u gemakkelijk om uw personeel te managen, omdat u geen maandelijkse salarisberekeningen hoeft te maken.

- Als bedrijfseigenaar kunt u zich richten op uw eigen bedrijfsactiviteiten in plaats van u bezig te houden met arbeidscontracten en personeels administratieve taken.

- Er is geen maandelijkse salarislimiet voor ondernemers wanneer u gebruik maakt van payrolling. U kunt uw werknemers dus hogere salarissen geven zonder dat u zich zorgen hoeft te maken over stijgende socialezekerheidskosten. Dat kan de productiviteit en aanwervingsmogelijkheden van uw onderneming verhogen.

Het bedrag dat een financiële dienst per werknemer aanrekent, varieert naargelang factoren zoals het aantal werknemers, de lonen of de sociale bijdragen, enz. Naast een overeengekomen vast maandelijks bedrag, kunnen er extra voor ontbrekende certificaten, het beheer van wisselkoersschommelingen, enzovoort.

Als u personeel wilt werven met payrolling, kunt u het beste een beroep doen op een ervaren payroll provider die toegang heeft tot een goede pool van potentiële kandidaten. Vooral in de agrarische sector zijn er vaak ingewikkelde regels met betrekking tot wie er in dienst genomen mag worden (zo zijn er tal van gevallen waarin alleen Nederlandse ingezetenen in dienst genomen mogen worden) of welke officiële vergunningen er nodig zijn voor het werven van personeel. Met al deze aspecten moet rekening worden gehouden wanneer gebruik wordt gemaakt van payrolling-diensten.

Ondernemers hoeven zich geen zorgen te maken over salarisgrenzen wanneer zij gebruik maken van payrolling services, wat een uitstekend alternatief is voor zowel grote bedrijven als ondernemers die voornamelijk overdag buitenshuis werken (bijvoorbeeld in de landbouwsector).

Bedrijf A betaalt het tweede bedrijf B om het te voorzien van een of meer werknemers. B wordt verantwoordelijk voor alle kosten in verband met hun werk (zoals bedrijfskosten). Omdat B verantwoordelijk is voor de uitbetaling van het loon, ontvangt het een vergoeding van het eerste bedrijf A. Het tweede bedrijf betaalt die vergoeding vervolgens uit aan zijn eigen werknemers, zonder aftrek van belastingen of sociale bijdragen. Er zijn dus geen inhoudingen voor werkgeverslasten zoals sociale verzekeringen, enz.

Werkgevers moeten zich bewust zijn van deze kwesties wanneer zij beslissen of zij al dan niet gebruik zullen maken van payrolling:

- De verantwoordelijkheid voor het beheer van de mensen ligt te allen tijde bij de eerste onderneming (A). Indiener iets misgaat, heeft B geen zeggenschap en kan niet aansprakelijk worden gesteld.

- Het eerste bedrijf (A) blijft aansprakelijk voor de werknemers die het betaalt. Als er een probleem is, kunnen zij ertoe worden verplicht onmiddellijk weer bij het eerste bedrijf aan de slag te gaan.

- Elke beëindiging van de tewerkstelling door A zal tot gevolg hebben dat B ook zijn personeel verliest. Het kan dus moeilijker zijn om via payrolling nieuwe contracten te vinden dan wanneer u uw eigen personeel in dienst hebt

Als u een bedrijf hebt en werknemers in dienst hebt, schrijft de wet voor dat u loon moet betalen. Naast de wettelijke verplichtingen zijn er nog enkele andere punten waarmee u rekening moet houden bij de keuze van een aannemer:

- Is de dienst veilig? Zijn ze al lang genoeg actief? Kan ik ze vertrouwen met mijn gegevens?

- Kan ik op elk moment nagaan hoeveel geld er per werknemer is verdiend? Bewaren ze automatisch loonstroken?

- Wat voor soort facturen zal deze contractant geven? Komen daar ook mijn verkoopcijfers op te staan of alleen hun eigen verdiensten? Is dit voor mij persoonlijk van belang of is het alleen van belang bij belastingdoeleinden?

- Welke belastingen zal ik moeten betalen (b.v. BTW en inkomstenbelasting)? Zou dit mij zelfs in een positie kunnen brengen waarin ik gedwongen zou zijn mij als ondernemer te laten registreren?

- Is de hoeveelheid werk te gering of te groot? Zou het voor mij zinvol zijn, bijvoorbeeld als het gaat om één personeelslid of zzp'er?

- Kunnen mijn werknemers op hun eigen betaaldag aan zelfbeoordeling doen en zo onnodige facturen om fiscale redenen vermijden? Of kunnen ze hun loon elektronisch uitbetalen zodat er geen contante transacties nodig zijn bij de bank, noch tijdens de maand, noch achteraf bij de verwerking van die facturen?

Het laatste punt is zeker interessant: Bij aannemers en onderaannemers kunt u kiezen een dienstverlener die uw personeelsleden hun eigen loon laat bijhouden en aan het eind van de maand een rapport laat indienen. En payrolling bedrijven bieden daarvoor meestal computersoftware aan, zodat uw personeel elektronisch kan bijhouden wat ze verdienen.